Eski Yazılımdan Yeni Sisteme Geçiş: Veri Taşıma ve Modernizasyon Rehberi

Çoğu işletmede eski sistem bir gün aniden bozulmaz. Yavaşça yük olur.

Önce küçük bir değişiklik talebi haftalara yayılır. Sonra ekip, sistemin yapamadığı şeyi Excel'le yapmaya başlar. Bir süre sonra o Excel'ler asıl sistem hâline gelir. Ve bir gün, sistemi kuran kişiye ulaşılamadığında herkes aynı anda fark eder: bu yapı artık taşımıyor.

Bu yazıda, yazılım tarafında en sık sorulan sorulardan birini ele alıyoruz: eski bir sistemden yenisine ne zaman ve nasıl geçilir?

Geçiş kararını ne zaman vermeli?

Tek bir arıza karar verdirmez; işaretler birikir. Aşağıdakilerden üçü aynı anda geçerliyse, konu artık teknik değil ticari bir karardır:

• Küçük bir değişiklik bile haftalar sürüyor ya da "yapılamaz" cevabı geliyor.
• Sistemi tek bir kişi anlıyor; o kişi izne çıktığında iş duruyor.
• Veriyi dışarı çıkaramıyorsunuz; rapor almak için birinin elle kopyalaması gerekiyor.
• Tedarikçi desteği bıraktı ya da güncelleme gelmiyor.
• Güvenlik yamaları artık yayımlanmıyor.
• Ekip sistemi baypas ediyor: gerçek iş, yan tabloların içinde dönüyor.
• Yeni bir kanal (e-ticaret, mobil, e-belge) bağlanamıyor.

Son madde son yıllarda en sık gördüğümüz tetikleyici. Sistemin dışa açılacak bir kapısı yoksa, her yeni ihtiyaç elle veri taşımayla çözülmeye çalışılıyor. Bu kapının ne olduğunu API nedir yazısında anlatmıştık.

Buna karşılık, tek başına "sistem eski" bir gerekçe değildir. Çalışan, veriyi veren ve bakımı yapılabilen bir sistem yaşını başına kakmadan yıllarca hizmet edebilir.

Değiştirmek mi, iyileştirmek mi?

Geçiş kararının en pahalı hatası, gereğinden büyük bir proje kurgulamaktır. Sıralı üç seçenek var:

1. Yerinde iyileştirme. Sorun sistemin tamamında değil, birkaç noktasındaysa; raporlamayı ayırmak, bir entegrasyon eklemek ya da veritabanını düzenlemek yetebilir.

2. Parça parça değiştirme. Sistemin en çok acıtan modülünü ayırıp yenisiyle değiştirmek, gerisini yerinde bırakmak. Riski en düşük yöntem budur; her adımda geri dönebilirsiniz.

3. Komple geçiş. Ancak eski sistem veriyi dışarı vermiyorsa, tedarikçi desteği tamamen bittiyse ya da iş modeliniz kökten değiştiyse mantıklı.

Karar verirken sorulacak soru şu: bu sistemin hangi kısmı işimi gerçekten yavaşlatıyor? Cevap "hepsi" ise, biraz daha ayrıştırmak gerekir; çünkü "hepsi" genelde "bilmiyorum" demektir.

Yeni sistemin özel mi yoksa hazır bir paket mi olacağı ayrı bir tartışma; kriterleri özel yazılım mı, hazır paket mi yazımızda topladık.

Veri taşıma: projenin gerçekten zor kısmı

Yeni sistemi kurmak çoğu zaman projenin kolay tarafıdır. Zor olan, yıllarca birikmiş veriyi taşımaktır. Sağlıklı bir veri taşıma dört adımda ilerler:

1. Çıkar ve bak. Eski sistemdeki veriyi dışarı alın ve gerçekten inceleyin. Kaç kayıt var? Hangi alanlar boş? Aynı müşteri kaç farklı yazımla kayıtlı? Tarih alanlarında hangi formatlar karışmış? Bu adımda karşılaşılan tablo çoğu ekibi şaşırtır; veri kalitesi sorunlarının çoğu ilk kez burada görünür hâle gelir.

2. Eşleme tablosunu yazın. Eski sistemdeki hangi alanın yeni sistemde nereye karşılık geldiği yazılı olmalı. "Anlaşılır zaten" denen her eşleme, geçişten sonra tartışma konusu olur. Karşılığı olmayan alanlara ne yapılacağına da baştan karar verin.

3. Deneme aktarımı yapın ve sayın. Bu adım atlanamaz. Deneme aktarımından sonra iki sistemde kontrol toplamlarını karşılaştırın: kayıt sayısı, toplam tutarlar, en eski ve en yeni tarih, müşteri sayısı. Rakamlar tutmuyorsa sebebi bulunmadan devam edilmez.

4. Gerçek aktarımı yapın. Ancak deneme temiz geçtikten sonra.

Bir uyarı: geçiş, veriyi temizlemek için iyi bir fırsattır ama her şeyi aynı anda düzeltmeye çalışmak projeyi batırır. Önce taşıyın, sonra temizleyin; ya da yalnız kritik alanları taşımadan önce düzeltin.

Excel'den düzgün bir veritabanına geçiyorsanız akış biraz farklı işler; onu ayrıca Excel yerine veritabanı yazısında ele almıştık.

İşi durdurmadan geçiş: paralel çalıştırma

En sık sorulan soru: "Geçiş gününde iş duracak mı?" Doğru planlandığında hayır.

En güvenli yöntem paralel çalıştırmadır. Yeni sistem devreye alınır, eski sistem bir süre okunabilir durumda açık kalır. Kritik raporlar bir süre iki tarafta da alınıp karşılaştırılır. Fark çıkarsa, henüz kimse zarar görmeden anlaşılır.

Geçiş gününü planlarken şunlar işe yarar:

• En sakin zamanı seçin. Ay sonu, sezon başı ve kampanya dönemleri geçiş günü olmaz.
• Geri dönüş planını önceden yazın. "Saat şu olduğunda hâlâ şu çalışmıyorsa eski sisteme dönüyoruz" cümlesi kâğıtta yazılı olmalı.
• Saat saat kim ne yapacak belli olsun. Yedek alma, aktarma, doğrulama ve açılış adımlarının sorumluları isimle yazılır.
• Tam yedek alın ve geri yüklenebildiğini test edin. Alınmış ama hiç denenmemiş yedek, yedek sayılmaz; veri güvenliği ve yedekleme yazımızın ana mesajı buydu.

Eski sistemi geçişten hemen sonra kapatmayın. En az bir tam mali dönem boyunca salt okunur erişilebilir kalması, hem güven verir hem de olası bir kontrol ihtiyacını karşılar.

Klasik hatalar

Yıllar içinde tekrar tekrar gördüğümüz beş hata:

Kullanıcıyı sona bırakmak. Sistemi kullanacak ekip süreçte yoksa, yeni sistem teknik olarak kusursuz ama pratikte kullanılmaz olur. En az bir kullanıcı baştan itibaren masada olmalı.

Eski sistemin her özelliğini birebir istemek. Yıllar içinde eklenmiş özelliklerin bir kısmı artık kullanılmıyor. "Şu an kim kullanıyor" sorusunu sormadan taşınan her özellik, gereksiz maliyet demek.

Eğitim bütçesi ayırmamak. Geçişteki asıl direnç teknik değil insani. Kısa ve iş üzerinden verilen eğitim, iki hafta sonraki şikâyet yığınının yerine geçer.

Entegrasyonları unutmak. Muhasebe, e-ticaret, kargo, e-belge... Eski sisteme bağlı ne varsa listelenmeden geçiş planı yapılamaz. ERP, CRM ve e-ticaret entegrasyonu yazısındaki harita bu liste için iyi bir başlangıç.

Tek seferde her şeyi değiştirmek. Sistem, süreç ve ekip aynı anda değişirse sorunun nereden geldiği anlaşılmaz.

Nereden başlamalı

Üç adım öneriyoruz. Birincisi, eski sistemin bugün hangi işleri yaptığını ve hangi verinin nerede durduğunu tek sayfada çıkarın. İkincisi, en çok acıtan tek bir noktayı seçip onu ayırmayı değerlendirin; komple geçiş her zaman ilk cevap değildir. Üçüncüsü, veriyi bir kez dışarı alıp gerçekten bakın — kararın büyük kısmı o tabloya bakınca netleşir.

Mevcut sisteminizi değerlendirmemizi, veri taşıma planı çıkarmamızı ya da yeni yapıyı birlikte tasarlamayı isterseniz bizimle iletişime geçin; nasıl çalıştığımızı görmek için hizmetlerimize göz atabilirsiniz.